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Il Bilancio sociale non è uno strumento rigido per il quale esistano schemi obbligatori di costruzione o procedure di applicazione fissate dalla legge.  La Direttiva del Dipartimento Funzione Pubblica, emanata il 17.02.2006, fissa dei principi generali di adozione e fornisce un indirizzo  di interpretazione ma non fissa in maniera deterministica modelli generali.  La Direttiva del DFP chiarisce infatti che “ (…) è compito di ciascuna amministrazione l’adattamento delle linee guida al proprio specifico contesto e l’utilizzo del bilancio sociale in modo coerente con le proprie finalità istituzionali e con le esigenze informative dei propri interlocutori (…) “ –  Direttiva DPF – Presentazione.

Qualunque sia lo schema adottato, l’elemento fondante nella costruzione del Bilancio sociale è rappresentato dalla procedura di elaborazione che deve prevedere l’intervento degli interlocutori esterni  in uno o più punti del ciclo di implementazione (nella scelta dell’area oggetto di rendicontazione e/o  nella fornitura delle informazioni rilevanti ed esterne all’Ente e/o nelle azioni di diffusione  e di comunicazione della rendicontazione sociale, etc.). La qualità del Bilancio Sociale non è un fatto meramente tecnico ma dipende in larga parte dalla capacità del documento di fare da base per la costruzione di un dialogo permanente con gli interlocutori esterni, dando piena attuazione al principio della responsabilità sociale.

Dopo avere definito missione e valori dell’ente e successivamente all’individuazione degli ambiti settoriali oggetto di rendicontazione, è indispensabile pianificare il coinvolgimento della struttura interna all’Ente. Gli organi di governo detengono infatti la titolarità e la responsabilità primaria della realizzazione del Bilancio sociale e del suo contenuto e, per quanto attiene alla definizione dei valori e della visione dell’Ente, il loro coinvolgimento diretto appare come condizione sine qua non.

Le strutture tecniche dell’Ente appaiono coinvolte a più livelli nel processo di elaborazione del Bilancio sociale e, anzitutto, nell’attività di estrapolazione delle informazioni rilevanti. Poiché i documenti ufficiali della contabilità pubblica (costruiti ex lege per finalità essenzialmente autorizzative della spesa e per scopi di rappresentazione finanziaria) non hanno la capacità di fornire le informazioni richieste, si rende necessario costruire e coordinare un  altro sistema, strutturato e in relazione al sistema di contabilità pubblica,  mediante il quale i dati qualitativi e quantitativi della contabilità siano estratti e accorpati agli altri dati rilevanti  provenienti dai sistemi informativi esterni. Le strutture tecniche dei settori dell’Ente interessati alla rendicontazione dovranno inoltre essere coinvolte nelle fasi di analisi delle proprie attività, nella fornitura di informazioni supplementari, nella predisposizione del documento, nel dibattito con i cittadini e le associazioni.

Per l’approvazione del Bilancio sociale non è  prevista una modalità o una procedura particolari; le linee guida del DFP si limitano ad affermare che “ (…) prima della diffusione il bilancio sociale deve essere approvato o comunque fatto proprio da parte dell’organo di governo dell’amministrazione (…)”. Anche la modalità di adozione deve essere perciò decisa ex-ante all’interno del più ampio programma di elaborazione, valutando pro e contro di procedure  più o meno rigide ma prevedendo comunque il coinvolgimento dell’organo di governo.

Ulteriore step del processo è rappresentato dalla comunicazione del Bilancio sociale, per la quale viene richiesta la redazione di un apposito Piano di Comunicazione. In base alle risorse disponibili l’amministrazione deve consentire un’efficace diffusione del documento e contestualmente prevedere la raccolta di giudizi, commenti e proposte da parte dei destinatari al fine di valutare sia il gradimento dell’azione comunicativa sia l’apprezzamento nel merito (cioè riguardo ai risultati raggiunti dall’Amministrazione).